Proceso Pagaré 2021 finalizó con éxito en ULS

Para responder a los desafíos de la emergencia sanitaria, la casa de estudios llevó a cabo un proceso de trabajo colaborativo entre unidades administrativas, permitiendo que la documentación de los estudiantes fuera recepcionada de manera expedita y segura.

Cada año las universidades públicas del Estado sirven de garantes en los procesos de presentación de pagarés por concepto de crédito universitario que pone en marcha el Ministerio de Educación y que permiten financiar los estudios de miles de futuros profesionales.

En esta ocasión, con condición sanitaria de emergencia, la Universidad de La Serena redobló sus esfuerzos para idear un proceso de recepción de pagarés, expedito y seguro para estudiantes y funcionarios.

Habitualmente, este proceso es dirigido por la unidad de Normalización Financiera, dependiente de la Dirección de Finanzas, pero este año 2020 fue necesario convocar a otros colaboradores internos e involucrarlos más decididamente en el éxito del proceso. Por ejemplo, el Departamento de Bienestar Estudiantil -porque es el área que tramita las solicitudes que hacen los estudiantes por financiamiento a través de créditos que corresponden a fondo solidario de crédito universitario-, el Centro de Informática y Computación y la Dirección de Comunicación Estratégica.

“La coordinación con estas unidades fue gravitante pues era necesario contar con la documentación en plataformas informáticas, conseguir convocar a los estudiantes al proceso y entregarles medidas de seguridad y procedimientos claros para que pudiesen realizar la tramitación sin inconvenientes”, señala José Ojeda, director de Finanzas de la ULS.

En la práctica, los estudiantes que debían cumplir con este trámite fueron informados del proceso, invitándolos a descargar y revisar su pagaré desde la plataforma Phoenix-ULS. Luego, debían firmarlo ante notario y hacer la devolución de ese documento a la universidad en dos modalidades: envío postal o entrega presencial, vía agendamiento online.

Los estudiantes que recurrían en forma presencial a la entrega de pagaré lo hicieron mediante horas destinadas, las que se gestionaban a través de la agenda online disponible también en Phoenix-ULS y desarrollada para la ocasión por el equipo CICULS.

El agendamiento permitió trabajar ordenadamente en turnos de atención por parte de funcionarios ULS y dar total garantía al cumplimiento del protocolo Covid, que incluyó, entre otras acciones, distanciamiento social y medidas de protección sanitarias.

“El proceso tuvo plazos establecidos por el Ministerio de Educación, sin embargo, el éxito del proceso se vio reflejado dentro del tiempo predeterminado, ya que del 100% de pagarés que debían ser gestionados, la ULS alcanzó un 93% de entrega de documentos firmados ante notario, lo que se califica como un gran paso de eficiencia, demostrando el trabajo colaborativo entre todas las unidades involucradas, y también, el esfuerzo de los estudiantes”, señaló el Director del Departamento de Finanzas, Mg. José Ojeda.

Por su parte, la Coordinadora del Departamento de Bienestar Estudiantil, Mg. Patricia Astroza comentó: “Hay que destacar que los estudiantes se alinearon muy bien con el proceso, fueron muy responsables y que, por otro lado, la innovación del proceso, mediante agendas online, permitió evitar las aglomeraciones, entregando un proceso seguro y más expedito, para los estudiantes y los funcionarios”, señaló.

Para los encargados de las unidades, cada función fue fundamental, desde el mantener el pagaré para descargas en la plataforma Phoenix, hasta el proceso de información a cada estudiante, mediante email institucional, website y redes sociales internas y externas, plan de comunicación que fue diseñado y ejecutado por la Dirección de Comunicación Estratégica, contando con el apoyo de las organizaciones estudiantiles y los canales de comunicación de las distintas unidades de la Universidad.

Escrito por Patricia Castro, DirCom