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El proyecto comenzó a gestarse en agosto de 2013, continuando con la política de mejoramiento continuo de los procedimientos desarrollados por la Unidad, al incorporar la tecnología como una herramienta que facilite el acceso a la documentación y permita una eficiente gestión.

El Departamento de Bienestar Estudiantil, es la unidad encargada de administrar los programas sociales emanados del MINEDUC y diversos beneficios internos. Su objetivo es prevenir, atenuar y solucionar deficiencias socioeconómicas de la comunidad estudiantil, con el fin de asegurar su permanencia en la Universidad. Considerando el número de estudiantes que ingresa cada año a la institución y el aumento de los requerimientos establecidos por normativa, ha sido necesario incorporar al Departamento nuevas trabajadoras sociales y también la creación del Centro de Registros Físicos y Digitales CERFYD, para el adecuado almacenamiento de toda la información socioeconómica de alumnos y alumnas.

centro registro 2La labor del CERFYD, está orientada directamente al apoyo de la gestión del Departamento de Bienestar Estudiantil, siendo su tarea la digitalización y resguardo de los documentos de tipo socioeconómico que los estudiantes entregan a las trabajadoras de la Universidad para evaluar su condición, y así tener acceso a las ayudas estudiantiles que ofrece el Ministerio de Educación. Es necesario señalar que, de acuerdo a la normativa vigente, cada alumno debe entregar un número significativo de antecedentes que deben ser resguardados por toda la duración de su carrera.

Como lo señaló el director de Asuntos Estudiantiles de la Universidad de La Serena, Mg. Miguel Zuleta, ''este proyecto está destinado a favorecer tanto la gestión de la trabajadora social como del alumnado de nuestra Universidad e instala a su vez una mayor transparencia en el manejo de información netamente confidencial''. 

Los primeros pasos de este Centro incluyeron la digitalización de la información, la contratación de un profesional encargado especialista y la capacitación del personal administrativo, junto a la generación de un programa de gestión tecnológica, entre otras tareas.

centro registro 3Por su parte, Patricia Astroza, coordinadora del Departamento de Bienestar Estudiantil, señalo que ''llevar adelante estos procesos, es una tarea ardua y constante, por los distintos procesos de acreditación para concretar la renovación o postulaciones, lo que implica la atención masiva de estudiantes dentro de horarios y plazos establecidos rigurosamente. Actualmente, las trabajadoras sociales se encuentran en cada uno de los Campus de la Universidad, atendiendo y orientando a los estudiantes; el CERFYD entonces, es una muestra de compromiso para mejorar la calidad y la transparencia en la gestión de este Departamento, siendo un proyecto innovador del que esperamos aún mucho más''.

De acuerdo a lo señalado por la coordinadora, a la fecha ya se ha generado la digitalización de más de 5 mil expedientes, que corresponden a la información entregada por los estudiantes para la renovación de beneficios MINEDUC, desarrollados en el año 2013.

Cabe señalar que en el proceso de digitalización y archivo de todo el material también tuvo una activa participación el Centro de Informática y Computación de la Universidad de La Serena, (CICULS).

A la ceremonia enmarcada en la celebración del XXXIII aniversario institucional, asistieron autoridades universitarias, directivos y funcionarios del nuevo Centro de Archivo.