Estimada Comunidad ULS:
Junto con saludar, nos permitimos informar a ustedes que, basados en el mandato de la Honorable Junta Directiva, formalizado por Acuerdo N°1-2020 de Sesión Ordinaria N°2 de 17 de abril de 2020 de esta instancia colegiada; y en el marco de la importante crisis sanitaria y económica provocada por la pandemia del COVID-19, que sin duda ha generado efectos relevantes en nuestra institución, se ha resuelto establecer una serie de medidas económicas cuyos antecedentes de contexto informamos.
Antecedentes
La Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos solicitó a la Dirección de Finanzas con fecha 07 de abril de 2020, en su calidad de unidad operativa y responsable de la ejecución presupuestaria institucional, que elaborara un estudio respecto del impacto financiero producto de la pandemia mundial por COVID-19, la que significó la declaración de Estado de Catástrofe el 18 de marzo del presente. Lo anterior con el objetivo de ponderar el impacto que dicha situación hubiese tenido en nuestra Universidad de La Serena.
El estudio mencionado, por su repercusión, fue derivado a la Vicerrectora Académica, como información a socializar entre las autoridades superiores encargadas de las Macrounidades Académicas y No Académicas. Dicho informe, fue replicado en el Comité de Asuntos Académicos y en Sesión Extraordinaria del Consejo Académico del jueves 16 de abril de 2020.
Posteriormente, el mismo documento fue presentado a la Honorable Junta Directiva en su Sesión Ordinaria Nº 2-2020, organismo que luego de conocerlo y expresar su preocupación por la disminución de ingresos, debido a renuncias, postergaciones y suspensiones de estudios de alumnos, sumado a la baja en la partida institucional “otros ingresos”, desde donde se financian las remuneraciones del personal que trabaja en Casino, Jardín Infantil y Clínicas Dentales, entre otras (por tratarse de unidades autofinanciadas), se acordó por parte de este cuerpo colegiado, adoptar una serie de medidas provisorias.
Destacar que las medidas señaladas, no consideran el posible impacto catastrófico que tendría la aprobación del proyecto de ley que permitiría no pagar aranceles ni matriculas, pudiendo los estudiantes repactar éstas, hasta en 24 cuotas, después de terminado el Estado de Excepción Constitucional.
En consecuencia, considerando su función y atribución de velar por el patrimonio institucional y el equilibrio financiero, además de la fuerte preocupación por la estabilidad laboral de los funcionarios académicos y no académicos, la Junta Directiva ordenó al Rector, aplicar de forma similar en la Universidad de La Serena, lo que señala el Oficio N°15 del 9 de abril de 2020, del Ministerio de Hacienda, en relación a las medidas de austeridad y eficiencia en el uso de recursos en las instituciones públicas, como también, centralizar los gastos a objeto de que éstos se realicen exclusivamente acorde a las nuevas necesidades surgidas de la modalidad remota operativa y compromisos ya previamente adquiridos en trámite de pago. Esto último, controlado con el mantenimiento del cierre de la Plataforma Financiera en su Sección de Compras.
Es importante señalar que los ingresos presupuestados anualmente, van ingresando durante todo el año, y si durante el año no ingresa lo presupuestado, se genera un desbalance que afecta el equilibrio financiero.
Con base en este contexto, y al acuerdo N°1-2020 de la Junta Directiva de la Universidad de La Serena, se dispuso de las siguientes medidas vigentes para el periodo 2020:
1. Respecto de la centralización de los presupuestos
La Plataforma de Compras (anexada en Plataforma Financiera), permanecerá cerrada y solo podrá ser abierta por instrucción expresa del Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos, para operaciones relacionadas con la enseñanza remota y gastos que se deriven de ésta, y compromisos pendientes en etapa de pago.
2. Respecto de contrataciones
a. Contrataciones con cargo a presupuestos asignados:
Las contrataciones con cargo a los presupuestos de las unidades, no serán autorizadas para el pago de asignaciones ni contratación a honorarios por prestaciones de nuevos servicios.
b. Contrataciones con cargo a proyectos con sistema de autofinanciamiento:
Los proyectos con sistema de autofinanciamiento podrán efectuar gastos de contratación u honorarios en la medida que tengan efectivamente los dineros ingresados. En este contexto, los encargados de los centros de responsabilidad deben velar por los flujos de caja esperados, si se requieren realizar los gastos presupuestados, incluyendo la adquisición de bienes y servicios
Para proyectos autofinanciados, se permitirá solamente que la contratación de personal sea realizada por periodos de 30 días, para velar por el monitoreo constante de los ingresos efectivos por parte de los responsables de los códigos de gestión.
c. Contrataciones de profesores hora asociadas a electivos, número de coordinaciones ya sea de teoría o laboratorio, y las asociadas a actividades docentes que no pueden realizarse de manera remota tal como prácticas y otras.
Considerando solo que la modalidad remota presenta condiciones de capacidad y dictación distintas de la modalidad presencial, no se permitirán contrataciones de profesores hora asociadas a electivos, número de coordinaciones ya sea de teoría o laboratorio más allá de las necesarias, y las referidas a actividades docentes que no pueden realizarse de manera remota tal como prácticas y otras.
Lo señalado, encuentra respaldo legal, en el principio de eficiencia y eficacia del Estatuto administrativo del uso de los recursos públicos. Materia auditada con cierta periodicidad por la Contraloría General a través de su servicio Regional Coquimbo.
3. Respecto de reemplazos
Se suspende, a contar de la fecha de la presente comunicación, la incorporación de nuevos funcionarios, para hacer uso de cargos que hubiesen quedado vacantes producto de personal que se haya acogido a retiro.
Del mismo modo, se suspende la contratación de personal que reemplace a funcionarios que se encuentren imposibilitados para desempeñar sus cargos por un período superior a treinta días corridos, salvo casos muy justificados en que las funciones que se están realizando se vean interrumpidas afectando el quehacer actual de la Institución.
4. Respecto de los gastos en horas extraordinarias
Las horas extraordinarias efectuadas por el personal, autorizadas previamente de conformidad a la normativa vigente, sólo podrán compensarse con tiempo de descanso complementario.
5. Respecto de los viajes al exterior
A contar de esta fecha, quedan suspendidos todos los viajes al extranjero que irroguen gasto con cargo a los presupuestos asignados a las Macrounidades y Unidades presupuestarias.
6. Respecto de viáticos nacionales
Las comisiones de servicio y/o cometidos funcionarios deberán ajustarse al mínimo necesario, debiendo estar detalladamente fundamentados, y previo a la tramitación, deben contar con la aprobación del director o jefe de unidad y su superior.
7. Respecto de gastos en Bienes y Servicios de Consumo
Deberán extremarse las medidas para ahorrar recursos en Bienes y Servicios de Consumo, tales como los derivados de mantenciones de dependencias, suscripciones, papelería y folletería, generando un mayor grado de eficiencia permanente.
8. Respecto de las compras de activos no financieros
Deberán reducirse al mínimo las compras de activos no financieros, limitándose éstas al pago de licencias y contratos de arrastre con pagos obligados.
9. Respecto de compras de computadores, equipos y servicios de telefonía celular
A contar de esta fecha, se suspenden las autorizaciones para adquirir toda clase de equipos computacionales, equipos y servicios de telefonía móvil o banda ancha móvil, ajenos a la enseñanza remota, limitándose únicamente a los estrictamente necesarios para enfrentar la docencia y la conectividad, y a los indispensables para el funcionamiento de la institución.
10. Respecto de Asignación de Vales de Combustibles
A contar de esta fecha, se suspenden las entregas de vales de combustibles a unidades presupuestarias conforme a lo señalado en Resolución N° 4.007/10 de fecha 23 de junio de 2010, limitándose éstos, únicamente a los indispensables para el funcionamiento del servicio.
11. Respecto de Transferencias por ayudas eventuales de las unidades académicas
A contar de esta fecha, se suspenden los traspasos presupuestarios por concepto de ayudas eventuales desde las Macrounidades y Unidades Académicas. Excepto las que realice la DGAE, con sus presupuestos.
12. Respecto de solicitudes de sobregiros presupuestarios
A contar de esta fecha, se suspenden todas las solicitudes de sobregiros presupuestarios solicitados por los centros de responsabilidad.
13. Respecto de gastos de mantención y reparación
A contar de esta fecha, se suspenden todos los proyectos relacionados a mantención y reparación de inmuebles administrados por la Dirección de Servicios, autorizándose sólo aquello que sea estrictamente necesario y relevante, debiendo existir las justificaciones pertinentes y debiendo éstas, contar previamente con el visto bueno del Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos.
14. Vigencia
Las presentes medidas e instrucciones se mantendrán vigentes mientras sea necesario y no sean reemplazadas por la emisión de otra circular.
Finalmente, es necesario recalcar que se requiere de la mayor adhesión a las medidas señaladas anteriormente, extendiendo la invitación a reflexionar respecto de las posibles consecuencias que pudiera tener esa crisis económica externa que impacta en la situación financiera institucional y también en los integrantes de nuestra comunidad. En este sentido solicitar la mayor comprensión, ya que toda medida económica implementada va en el sentido de generar condiciones adecuadas para mantenerse en el tiempo de la pandemia.
Atentamente,
Dr. Armando Mansilla Sunkel
Vicerrector de Asuntos Económicos y Administrativos
Junto a ello, el Programa PACE asegura cupos adicionales a la oferta académica regular y acompaña a los estudiantes habilitados, que ingresan a través de cupo PACE u otra vía de ingreso a la Universidad. Este trabajo es asumido por el Componente de Acompañamiento en la Educación Superior (AES). Al respecto, la Mg. Claudia Toledo, Coordinadora AES, especificó que “hemos recibido ya a cuatro generaciones de estudiantes, la primera contó con 83, la segunda con 99, la tercera con 116 y la última con 137; llegando a un total de más de 400 alumnos. Como equipo nos encargamos del diseño e implementación de acciones de apoyos en la educación terciaria, en sus primeros dos años de formación para facilitar su progreso, permanencia y titulación“.