El primer ciclo de talleres, está destinado a que los/as funcionarios/as de 15 unidades de la Universidad, quienes realizan actos administrativos, conozcan los nuevos formatos institucionales.

Los talleres son organizados colaborativamente entre la Secretaría General y la Oficina de Gestión Integral de la Calidad, adscrita a la Dirección de Desarrollo Estratégico y Calidad de la Universidad de La Serena, y están relacionados a la elaboración de actos administrativos. Estos fueron programados para el mes de diciembre, divididos en una instancia informativa y 3 instancias prácticas, en las que participaron de 20 a 25 funcionarios. Cada taller tiene por objetivo socializar los nuevos estándares para la elaboración de actos administrativos.

Todos ellos se enmarcan en la implementación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad, que consiste en la identificación, diagramación y caracterización de procesos asociados a la tramitación de actos administrativos. Los talleres son impartidos por Hilda Silva, profesional asistente, en coordinación con Issis Aguirre, analista de procesos.

“El propósito de los talleres informativos y prácticos ha sido difundir entre las autoridades y los funcionarios el trabajo colaborativo realizado por la Dirección de Desarrollo Estratégico y Calidad, a través de su Oficina de Gestión integral de la Calidad, y la Secretaría General”, sostuvo Hilda Silva, quien agregó que “es muy importante que los funcionarios y las funcionarias se sientan parte y participen de la implementación del sistema de calidad que, en este caso, es aplicando los nuevos estándares y estructuras en la elaboración de actos administrativos institucionales”.

Durante cada jornada se puso a disposición de los funcionarios y las funcionarias participantes los lineamientos para la elaboración y tramitación de los actos administrativos contenidos en el Manual de Identidad Visual, además del el Instructivo de Elaboración de Actos Administrativos y sus respectivos anexos y ejemplos de formatos, cuya finalidad es estandarizar la estructura de los actos administrativos que tramita la institución. Estos elementos, en conjunto con la caracterización del proceso “tramitación de acto administrativo”, se constituyen en documentos del sistema de gestión integral de la calidad de nuestra universidad.

Issis Aguirre expresó que “la definición de los estándares presentados es producto del análisis y caracterización del proceso Tramitación de Acto Administrativo, donde se definieron responsables, diferentes rutas de tramitación, además, de medidas para ayudar la correcta entrega y trazabilidad de la información (trabajo presentado en el taller). Esta primera versión del proceso, será la base para poder identificar oportunidades de mejora, ajustar el proceso e implementar los cambios propuestos, con el objetivo de lograr un proceso más eficiente”.

El primer taller realizado en el salón Hexágono ULS, contó con la presencia de directivos, directivas e invitados e invitadas especiales, encargadas de Capacitación y Personal, de la Oficina de Planificación y Desarrollo, y de Abastecimiento.

Los talleres restantes se realizaron en la Sala de Lectura del Campus Andrés Bello, en los cuales participaron funcionarios y funcionarias de 15 unidades de la institución, entre ellas, de la Dirección de Servicio, Departamento de Personal, Departamento de Abastecimiento, Dirección de Asuntos Jurídicos, Dirección de Postgrado y Postítulo, y Secretaría General.

Percepción de los/as participantes

Karen Carvajal Alballay, profesional del área de Control y Seguimiento del Departamento de Personal, sostuvo: “Me pareció muy interesante porque muchas veces elaboramos un documento sin tener claridad del por qué se realiza de esa manera, además nos sirvió para entender nuevos conceptos en este ámbito y sobre todo para disminuir errores de forma que, ahora, con el conocimiento que adquirimos, podemos evitar”.

Así también el abogado, Mg. Glenn Calvo, señaló que “el desarrollo de un taller de identidad visual de la Universidad de La Serena representa una oportunidad invaluable para mejorar significativamente los procesos administrativos y fortalecer la cohesión institucional. Este tipo de iniciativa no sólo se limita a la actualización estética, sino que también tiene un impacto directo en la percepción, la eficiencia y la comunicación interna y externa de la organización, estableciendo coherencia que fortalece la percepción pública, generando confianza y credibilidad tanto entre los funcionarios y las funcionarias, como de la comunidad en general”. Además, añadió que “otro aspecto fundamental es la optimización de los procesos administrativos. La estandarización de elementos visuales/formales en la elaboración de los actos administrativos, reduce la probabilidad de errores, disminuye los tiempos de revisión y facilita la cohesión en la presentación de la información, lo que contribuye a una mayor eficiencia operativa”.

La tramitación de actos administrativos representa un ítem trascendental dentro del proceso estratégico de gobernanza universitaria, ya que a través de ellos se formalizan todas las decisiones de las autoridades institucionales.

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Escrito por Paz Montecinos Kam - Chings, DirCom.