En el marco de la implementación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad de la Universidad de La Serena, unidades y macrounidades trabajan identificando y diagramando los procesos misionales institucionales. En este taller, DIVEULS participó diagramando sus procesos.

La jornada organizada por la Oficina de Gestión Integral de la Calidad -OGIC-, convocó a funcionarios y funcionarias que son actores en procesos asociados a la gestión de Vinculación con el Medio y Extensión quienes, en trabajo conjunto con la OGIC, identificaron y clasificaron de forma previa sus procesos. En base a esta clasificación se generaron distintas mesas de trabajo, las cuales procedieron a diagramarlos. Los grupos de trabajo abordaron distintos ámbitos que se constituyen en procesos que tienen como responsable a la Dirección de Vinculación con el Medio y Extensión, Oficina de Seguimiento de Egresados y la Dirección General de Asuntos Estudiantiles, específicamente, en procesos que competen a extensión.

Esta actividad se realiza en el contexto de identificación, diagramación, caracterización y posteriormente formalización de procesos. Estas etapas corresponden al modelo de enfoque a procesos que la institución decidió adoptar como estrategia para el aseguramiento de la Calidad, el cual considera que, acorde con el diagnóstico inicial, revisa si es un proceso que actualmente se realiza, o bien necesite ser creado, ya sea por una mirada estratégica o en miras de la acreditación.

Para Issis Aguirre, analista de Procesos, "este tipo de actividades, en las que contamos con la participación de actores claves, nos ayudan a comprender de una mejor manera nuestros procesos, ya que tenemos el conocimiento y experiencia de las personas que hacen posible el desarrollo de cada uno de ellos. En este contexto, se realiza esta instancia, cuyo producto del trabajo colaborativo de grupos de trabajo pertinentes, según el proceso estudiado, y la guía de profesionales de la Oficina de Gestión Integral de la Calidad, se logra diagramar en su primera versión procesos como: Planificación Académica de Vinculación con el Medio, creación de agrupaciones artísticas, entre otros. Luego, siguiendo la planificación se espera ajustar los diagramas hasta una versión final, para proseguir con la Caracterización del Proceso y posteriormente su formalización".

Percepción de asistentes

El Director de Vinculación con el Medio y Extensión, Mg. Carlos Varas, señaló que “los talleres sirven para dejar ya por escrito procedimientos que son habituales y que independiente de quien se encuentre trabajando, permitan hacer las cosas de la misma forma, en particular, en el caso de extensión no teníamos procesos, por lo cual ahora estamos partiendo y eso es muy interesante. En egresados ya había un avance antiguamente y en Vinculación con el Medio, como están cambiando los criterios y los estándares, también nos va a servir para ir adecuándonos a estos nuevos conceptos y procesos que van apareciendo. Pero principalmente el hecho es que nos sirve para ordenar a los equipos y eso es clave para asegurar los estándares de calidad institucionales”.

Por otro lado, Edgar Espinoza, analista de empleabilidad de la Oficina de Seguimiento de Egresados,  afirmó que “una de nuestras actividades anuales corresponde al levantamiento de información, contactamos a los titulados, conociendo su realidad, llevar los procesos a un estándar de calidad, poder plasmarlos y diagramarlos permite una mejor estructuración de la información, acompañar el paso a paso y llevar un mejor control de los tiempos. En resumen, elaborar nuestros procesos permite dejar algo que perdure que pueda ser replicado con los mismos estándares de calidad, sin importar quien lo realice”.

Así también, el Mg. Rodrigo Davanzzo, Coordinador de la Oficina de Seguimiento de Egresados, añadió: “estas actividades en general impactan en los procesos que llevamos a cabo permitiendo ordenar y focalizar las acciones hacia una mirada institucional que se orienta a los procesos de calidad y de homologación de los servicios que se generan internamente en la OSE, como con otras áreas de la universidad”.

Escrito por Paz Montecinos Kam - Chings, DirCom